Administration communale

Dans cette section, vous pouvez ajouter et gérer les informations principales relatives à tous les services administratifs de la commune nécessaires à la gestion des dossiers.

Ajouter une administration communale

Pour ajouter une nouvelle administration à la commune, suivez les étapes suivantes : 

1. Cliquez sur le bouton en haut à droite de l’écran.

2. Dans le formulaire qui apparaît, saisissez les informations dans les différents onglets. 

3. Cliquez sur le bouton en bas à droite de l’écran .

Onglet Informations

Informations 

Dans cette section, saisissez les informations suivantes : 

• Nom de l’administration

• Nom court de l’administration

• Type d’administration

• Réservation en ligne 

• Description éventuelle

Adresse

Pour ajouter une adresse existante à l’administration :  

1. Cliquez sur le bouton pour ouvrir le carnet d’adresse 

2. Sélectionnez l’adresse parmi la liste d’adresses enregistrées qui s’affiche. 

• N’hésitez pas à utiliser la barre de recherche avec des mots clés pour une recherche plus rapide.

3. Pour sélectionner une adresse existante dans le carnet, cliquez directement dessus.

Pour créer une nouvelle adresse à l’administration :  

1. Cliquez sur le bouton pour ouvrir le carnet d’adresse 

2. Cliquez sur le bouton en bas à droite du carnet d’adresses.

3. Dans le formulaire qui apparaît, saisissez les informations suivantes : 

• Dénomination de l'adresse

• Rue et numéro 

• Ville

• Pays

4. Dans la section Localisation, cliquez sur  pour faire apparaître la vue Maps

5. Cliquez sur le bouton  en bas à droite du formulaire.

1. Une fois ajoutée, vous pourrez sélectionner la nouvelle adresse en cliquant directement dessus.

Vous avez aussi la possibilité de modifier une adresse existante en cliquant sur l'icône puis sur .

Enfin, vous pouvez supprimer une adresse de votre carnet en cliquant sur l'icône puis sur .

Informations de contact

Dans cette section, saisissez les informations suivantes : 

• Téléphone de la commune

• Fax de la commune

• Site web éventuel de la commune

• Email de la commune

Accessibilité

Dans cette section, précisez les accès possibles à ce service : 

• Escalier : Cochez cette case si l’administration est accessible via des escaliers 

• Parking : Cochez cette case si l’administration dispose d’un parking

• Accès handicapé : Cochez cette case si l’administration dispose d’un accès handicapé

• Accès difficile : Dans le cas où l’accès à l’administration est difficile, précisez les indications éventuelles

Onglet Heures d'ouverture

Dans cet onglet vous allez pouvoir définir les heures d’ouvertures de l’administration concernée. 

Pour ajouter une heure d’ouverture, saisissez les informations suivantes : 

• Jour : Jour de la semaine

• De : Heure d’ouverture

• A : Heure de fermeture

Vous pouvez ajouter ainsi préciser les heures d’ouvertures de l’administration par jour, en ajoutant pour chaque jour ouvré une heure d’ouverture en cliquant sur le bouton .

Vous pouvez à tout moment supprimer une heure d’ouverture en cliquant sur le bouton .

Gérer une administration communale

Une fois qu’une administration communale a été créée, activée et qu’il commence à être utilisée, de nouveaux onglets d’informations deviennent accessibles dans ses paramètres. Ces onglets offrent des fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas disponibles lors de la création initiale du service. Pour cela : 

1. Cliquez sur l'icône en haut à droite de l’administration concernée.

Onglet Contact

Cet onglet vous permet de lier des contacts de votre carnet de contacts à cette administration.

Recherche et vue  

Pour faciliter la gestion des contacts de l’administration au quotidien, vous avez plusieurs options possibles : 

• La recherche : pour une facilité de navigation, utilisez le champs de recherche avec des mots clés

• Les vues : pour une facilité de visualisation, vous pouvez utilisez la vue liste et la vue carte

Vue liste : 

Vue carte : 

Ajouter un contact existant 

Pour ajouter un nouveau contact à l’administration, suivez les étapes suivantes : 

1. Cliquez sur le bouton .

• Dans le cas où le contact que vous souhaitez ajouter à ce service fait déjà partie d’une autre administration, il apparaîtra dans la liste des contacts disponibles pour cette commune.

2. Pour sélectionner le contact voulu, cliquez directement dessus

   • Note : Vous avez la possibilité de modifier directement un contact en cliquant sur l'icône en haut à droite du contact puis sur pour accéder au formulaire de détails du contact. Les informations modifiables pour le contact sont les mêmes que celles à saisir lors de la création d’un nouveau contact. Voir section Ajouter un nouveau contact pour en savoir plus.

3. Une fois le contact ajouté à l’administration, il s’affichera de la sorte dans l’onglet Contact : 

4. Cliquez sur le bouton en bas à droite de l’écran.

Vous pouvez à tout moment effectuer les actions suivantes sur ce contact : 

• Le modifier : en cliquant sur l'icône en haut à droite du contact pour accéder au formulaire de détails du contact. Les informations modifiables pour le contact sont les mêmes que celles à saisir lors de la création d’un nouveau contact. Voir section Nouveau contact pour en savoir plus.

• Le supprimer : En cliquant sur l'icône en haut à droite, le contact sera supprimé de la commune

Ajouter un nouveau contact

Pour ajouter un nouveau contact à l’administration, suivez les étapes suivantes : 

1. Cliquez sur le bouton .

1. 
   

2. Si le contact que vous souhaitez ajouter n’a pas encore été créé pour cette commune, cliquez sur le bouton en bas à droite du carnet de contact. 

3. Dans le formulaire qui apparaît, saisissez les informations suivantes concernant le nouveau contact : 

• Société : Cochez la case si le contact est une société 

• Civilité 

• Prénom

• Nom

• Rue et numéro 

• Complément de rue 

• Ville 

• Pays 

• Langue

• Email

• Téléphone

• Portable

4. Cliquez sur le bouton  en bas à droite du formulaire. Une fois le nouveau contact créé, il apparaîtra dans votre carnet de contacts avec les autres contacts de la commune. 

5. Pour ajouter le nouveau contact à l’administration, cliquez directement dessus.

6. Une fois le contact ajouté à l’administration, il s’affichera de la sorte dans l’onglet Contact : 

Vous pouvez à tout moment effectuer les actions suivantes sur ce contact : 

• Le modifier : en cliquant sur l'icône en haut à droite du contact pour accéder au formulaire de détails du contact. Les informations modifiables pour le contact sont les mêmes que celles à saisir lors de la création d’un nouveau contact. Voir section Nouveau contact pour en savoir plus.

• Le supprimer : En cliquant sur l'icône en haut à droite, le contact sera supprimé de la commune

Pour enregistrer toutes vos modifications, cliquez sur le bouton en bas à droite de l’écran.

Onglet Articles

Dans cet onglet, vous pouvez gérer et ajouter les différents articles à lier à cette administration communale.

Pour ajouter un nouvel article, suivez les étapes suivantes : 

1. Cliquez sur le bouton .

2. Dans le formulaire qui apparaît, saisissez les informations suivantes concernant l’article à ajouter : 

• Nom de l’article 

• Type d’article (taxe, service administratif, etc)

• Résident : Saisissez le tarif de l’article pour les résidents de la commune 

• Non résident : Saisissez le tarif de l’article pour les non résidents de la commune

3. Cliquez sur le bouton en bas à droite de l’écran.

Vous pouvez ajouter autant d’articles que nécessaire pour ce service en cliquant sur le bouton .

Vous avez également la possibilité de supprimer à tout moment un article en cliquant sur l'icône 

Modifier une administration communale

Pour modifier une administration communale existante, suivez les étapes suivantes : 

1. Cliquez sur l’icône en haut à droite du bloc du service concerné.

2. Saisissez vos modifications 

3. Cliquez sur pour valider vos changements.

Note : Les onglets et informations modifiables sont les mêmes que lors de la création et la gestion d’une administration communale. Consultez les sections Ajouter une administration communale et Gérer une administration communale pour plus de détails.

Ajouter des documents spécifiques à une administration communale

Il est possible d’ajouter des documents spécifiques à lier à un service de mairie. Pour cela : 

1. Dans l’encart Documents du service concerné, cliquez sur l'icône  

2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, saisissez les informations suivantes : 

• Nom : Saisissez le nom du nouveau document

• Description : Saisissez une description éventuelle

• Ajouter un fichier : Déposez le document ajouter, pour cela vous avez deux options : 

• Cliquez sur l'icône puis sélectionnez le fichier dans la fenêtre qui s’ouvre

• Glissez et déposez le fichier directement dans le cadre du champ suivant : 

Note : Seuls les documents au format PDF sont acceptés.

• Template : Sélectionnez le template en fonction de votre version de Funeral Manager

• Version 2 

• Version 3 (Recommandé)

3. Cliquez sur le bouton pour accéder à l’éditeur de document et effectuer vos éventuelles personnalisations du document

• Pour en savoir plus sur l’éditeur de document, voir l’article Documents de commune section Modifier un document.

4. Une fois le document ajouté, il apparaîtra ainsi : 

   • Vous pouvez à tout moment supprimer un document en cliquant sur l'icône 

Supprimer une administration communale

Pour supprimer une administration communale existante : 

1. Cliquez sur l’icône en haut à droite du bloc de l’administration concernée.

2. Le bloc de l’administration disparaîtra automatiquement.