Rôles et permissions

Définition des Rôles

Les rôles dans Funeral Manager définissent les différentes catégories d'utilisateurs et les autorisations qui leur sont accordées. 

Voici la liste des rôles disponibles en français :

• SuperAdmin : Uniquement pour ADDF Software 

• Manager (Gestionnaire) : Pour les responsables des Pompes Funèbres

• Agent : Pour les employés des Pompes Funèbres avec un premier niveau d'accès

• Fournisseur : Pour les fournisseurs des Pompes Funèbres

• Prestataire : Pour les prestataires des Pompes Funèbres

• Conseiller : Pour les membres de votre équipe qui sont en charge d’accueillir les familles pour l’organisation des funérailles 

• Thanatopracteur : Pour les thanatopracteurs des Pompes Funèbres

• Hôte de funérarium : Pour les membres du personnel funérarium

• Déclarant : Pour les membres de votre équipe qui sont en charge de réaliser les déclarations

• Maître de cérémonie : Pour les membres de votre équipe qui sont en charge d’officier lors des cérémonies de funérailles

• Personnel courant : Pour les employés des Pompes Funèbres avec un second niveau d'accès

Note : Il est possible pour un utilisateur d'avoir plusieurs rôles. Certains champs et menus de l'application seront masqués en fonction des rôles et des permissions de l'utilisateur.

Définition des Permissions

Les permissions dans Funeral Manager déterminent les actions spécifiques qu'un utilisateur peut effectuer. 

Voici la liste des permissions disponibles en français :

• Paramétrage

• Voir le paramétrage : Permet de consulter les paramètres de votre compte Funeral Manager en lecture seule, sans possibilité de modification.

• Modifier le paramétrage : Autorise la modification des paramètres de votre compte Funeral Manager (sociétés, agences, facturations, articles, etc)

• Supprimer le paramétrage : Permet de supprimer certains éléments de configuration dans les paramètres, comme des catégories obsolètes ou des règles devenues inutiles.

• Voir les paramètres globaux : Consultation des paramètres appliqués à l’ensemble du compte, qui impactent tous les utilisateurs du logiciel.

• Modifier les paramètres globaux : Autorisation de modifier des paramètres ayant un effet sur l’ensemble du compte.

• Média

• Voir les médias : Permet de consulter les médias dans les galeries des différents dossiers clients..

• Modifier les médias : Autorise l’ajout de nouveaux médias, ainsi que la modification des fichiers existants (renommage, remplacement, mise à jour).

• Supprimer les médias : Permet de supprimer des médias des dossiers clients, supprimant ainsi leur accès à tous les utilisateurs.

• Dossier

• Voir les dossiers : Permet d’accéder aux dossiers clients et de consulter les informations associées (coordonnées, prestations, suivi, etc.).

• Modifier les dossiers : Autorise la modification des données contenues dans un dossier, y compris l’ajout ou l’édition d’informations essentielles.

• Supprimer les dossiers : Permet de supprimer un dossier et toutes ses informations associées. Cette action est irréversible.

• Abonnement aux notifications de dossiers : Permet de recevoir des alertes et mises à jour lorsqu’un dossier spécifique est modifié.

• Désabonnement aux notifications de dossiers : Permet de se retirer des notifications d’un dossier et de ne plus recevoir d’alertes associées.

• Tâches

• Voir les tâches : Permet de consulter les tâches en cours ou terminées, avec leur statut, leur échéance et la personne en charge.

• Modifier les tâches : Autorise la création, la modification et la clôture des tâches, y compris l’assignation à un autre utilisateur.

• Facturation

• Voir la facturation : Permet d’accéder aux éléments de facturation (devis, factures, bons de commande) sans possibilité de modification.

• Modifier la facturation : Autorise l’ajout et l’édition des éléments financiers, comme la mise à jour d’un devis ou l’émission d’une facture.

• Supprimer dans la facturation : Permet de supprimer des éléments financiers, comme des devis non validés ou des factures erronées.

• Valider les factures : Autorisation de finaliser et valider une facture avant son envoi au client.

• Valider les bons de commande : Permet de confirmer un bon de commande avant son traitement.

• Valider les devis : Autorise la validation des devis pour officialiser l’offre auprès du client.

• Valider les notes de crédit : Permet d’approuver un avoir ou une note de crédit avant son application.

• Bloquer / Débloquer prix : Autorisation de restreindre ou de débloquer la modification des prix dans les documents financiers.

• Bloquer / Débloquer réduction : Permet d’activer ou de restreindre l’application de réductions sur les prix.

• Envoi vers la comptabilité : Autorise le transfert des données financières vers un logiciel de comptabilité externe.

• Planning

• Voir le planning : Permet de consulter le planning général des événements et des tâches.

• Modifier le planning : Autorise l’ajout, la modification ou la réorganisation des événements dans le planning.

• Supprimer dans le planning : Permet de supprimer définitivement des événements ou des tâches du planning.

• Stock

• Modifier le stock : Permet d’ajuster les quantités de stock, de modifier les références ou d’ajouter de nouveaux articles dans la gestion des stocks.

• Wiki

• Gérer le wiki : Autorise la création, modification et suppression de pages communes dans l’écran Communes.

• Formulaire de dossier

• Modifier le formulaire : Autorise la personnalisation des champs des différents formulaires utilisés pour la gestion des dossiers.

• Tableau de bord

• Modifier les tableaux de bord : Autorise la création et la personnalisation des différents tableaux de bord et de l’organisation des informations affichées.

• Marketplace

• Accès au marketplace : Permet de naviguer dans la marketplace et de consulter la liste des modules disponibles.

• Activer un module dans le marketplace : Autorise l’activation d’un module pour l’intégrer aux fonctionnalités du logiciel.

• Désactiver un module dans le marketplace : Permet de désactiver un module installé, supprimant ainsi son accès aux utilisateurs.

• Commandes fournisseurs

• Voir les commandes fournisseurs : Permet d'accéder à la liste des commandes passées aux fournisseurs et de consulter leurs détails.

• Modifier les commandes fournisseurs : Autorise la modification des commandes fournisseurs, y compris l'ajout ou la modification des articles et des informations associées.

• Supprimer les commandes fournisseurs : Permet de supprimer une commande fournisseur existante, entraînant la suppression définitive de ses informations.

Attribution des permissions en fonction des rôles

Dans Funeral Manager, deux utilisateurs ayant le même rôle peuvent avoir des permissions différentes. 

• Par exemple : Un manager (gestionnaire) orienté terrain pourra modifier et supprimer des dossiers, tandis qu'un manager (gestionnaire) orienté commercial ou comptabilité n'aura pas ces permissions et ne pourra pas supprimer les factures, par exemple.

La modification et l'attribution des rôles et des permissions à un utilisateur se font dans la section "Paramètres utilisateurs de la fiche utilisateur. Seul un manager (gestionnaire) disposant des permissions adéquates pourra effectuer ces opérations.

Accès limité pour les sous-traitants et fournisseurs

Les utilisateurs ayant le rôle de Fournisseur auront un accès limité à Funeral Manager. 

Ils pourront notamment consulter les commandes et accéder au planning des funérailles. 

Certaines fonctionnalités de l'application seront restreintes pour ces utilisateurs.

Gestion des rôles personnalisés

Créer un nouveau rôle personnalisé

Vous avez la possibilité de créer un nouveau rôle personnaliser en suivant les étapes suivantes : 

1. Dans l’écran Paramètres > Rôles et permission de l'application

2. Cliquez sur le bouton en haut à droite de l’écran 

3. Dans le formulaire qui s’affiche, saisissez les informations suivantes : 

• Rôle : Saisissez le nom du nouveau rôle à créer

• Permissions : Cochez les cases des permissions que vous souhaitez attribuer à ce rôle 

• Pour plus de détails sur les permissions, voir la section Définition des Permissions ci-dessus

4. Cliquez sur le bouton en bas à droite de l’écran

5. Le nouveau rôle s’ajoutera automatiquement à votre liste des rôles personnalisés

Modifier un rôle personnalisé existant 

Vous pouvez également modifier un rôle personnalisé existant à tout moment. Pour cela : 

1. Dans l’écran Paramètres > Rôles et permission de l'application

2. Cliquez directement sur le rôle voulu ou sur le bouton en bout de ligne 

3. Saisissez vos modifications 

• Les éléments modifiables sont les mêmes que lors de la création d’un nouveau rôle. Voir section Créer un nouveau rôle personnalisé ci-dessus

4. Cliquez sur le bouton en bas à droite de l’écran 

Supprimer un rôle personnalisé existant 

Vous avez la possibilité de supprimer un rôle existant en suivant les étapes suivantes : 

1. Dans l’écran Paramètres > Rôles et permission de l'application

2. Cliquez directement sur le rôle voulu ou sur le bouton en bout de ligne 

3. Le rôle sera automatiquement supprimé de votre liste des rôles personnalisés

Note : En cas d’erreur et pour annuler la suppression, cliquez sur dans la notification qui apparaît en haut à droite de votre écran.

Attribuer un rôle / une permission à un utilisateur

Pour attribuer un rôle à un nouvel  utilisateur ou un utilisateur existant, suivez les étapes suivantes : 

1. Dans l’écran Paramètres > Utilisateurs.

2. Recherchez et sélectionnez l'utilisateur auquel vous souhaitez attribuer ou modifier un rôle en cliquant directement dessus ou sur le bouton en bout de ligne 

3. Dans la fiche utilisateur, allez dans l’onglet Rôles 

4. Cliquez sur le bouton 

5. Cochez les cases correspondantes aux rôles que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur. Vous pouvez sélectionner plusieurs rôles si nécessaire.

6. Vérifiez que les permissions attribuées soient les bonnes, si non, cochez les cases des permissions à ajouter

7. Cliquez sur le bouton pour enregistrer les modifications.

Note : Assurez-vous d'avoir les permissions adéquates pour effectuer ces opérations de gestion des rôles. Les rôles attribués à un utilisateur déterminent les actions qu'il pourra effectuer dans l'application.

Pour plus de détails sur la gestion des utilisateurs, voir l’article Utilisateurs.

Notes importantes 

Cette fonctionnalité permet de gagner du temps lors de l'attribution des permissions en appliquant des ensembles prédéfinis de permissions regroupées par catégories. Elle simplifie également la gestion des autorisations en permettant une vue d'ensemble claire des groupes de permissions et de leurs membres.

Veuillez noter les informations suivantes : 

• L'ajout ou le retrait de toutes les permissions d'un groupe peut avoir un impact important sur les autorisations accordées à l'utilisateur. Assurez-vous de comprendre les conséquences avant d'effectuer ces actions et vérifiez que les permissions attribuées correspondent aux besoins spécifiques de l'utilisateur.

• La gestion des rôles et des permissions est une tâche sensible et doit être effectuée avec précaution. Veillez à attribuer les rôles et les permissions de manière appropriée pour chaque utilisateur afin de garantir la sécurité et l'intégrité des données de FuneralManager.

Si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire ou de plus amples informations, n'hésitez pas à contacter le support technique de FuneralManager.