Agenda

La section "Agenda" vous permet de visualiser et de gérer tous vos événements planifiés. Vous pouvez organiser vos rendez-vous, réunions et autres activités à l’aide d’une vue personnalisable, adaptée à vos besoins. L’agenda facilite la gestion de votre emploi du temps en offrant des options d’affichage flexibles et des outils pour synchroniser vos événements avec d’autres calendriers.

Affichage, filtres et abonnement

Affichage 

Vous avez également la possibilité de modifier, à tout moment, l’affichage d’un calendrier.

1. Cliquez sur l'icône en haut à droite de l’écran.

2. Les deux options suivantes apparaîtront :

• Affichage : Choisissez parmi les options disponibles

  • Jour : Affiche les événements ou les tâches pour une journée complète.

  • Semaine : Permet de visualiser l'ensemble des événements sur une semaine.

  • Mois : Cette option affiche un calendrier mensuel.

  • Timeline 1 jour : Présente une vue horizontale de votre journée, divisée en intervalles horaires.

  • Timeline 3 jours : Affiche une vue similaire à la timeline 1 jour, mais sur une période de 3 jours.

  • Timeline 7 jours : Affiche une vue similaire à la timeline 3 jours, mais sur une période de 7 jours.

• Plage horaire : Choisissez parmi les options disponibles

  • Heures ouvrables : Affiche les heures de travail standard, généralement entre 9h00 et 18h00.

  • Heures étendues : Permet d'afficher une plage horaire plus large, allant de 6h00 à 20h00.

  • Journée complète : Affiche l’intégralité de la journée, de 00h00 à 23h59.

Filtres 

Vous avez également la possibilité de filtrer les tâches visibles dans l’agenda.

1. Cliquez sur l'icône en haut à droite de l’écran.

2. Cliquez sur le bouton .

Les filtres suivants sont disponibles : 

• Type : Sélectionnez le type parmi la liste fournie

  • Condition : est ou n'est pas

  • Valeur : Sélectionnez un type de tâche

• Société : Aide à filtrer les tâches par société

  • Condition : est ou n'est pas

  • Valeur : Sélectionnez une société

• Agence : Aide à filtrer les tâches par agence

  • Condition : est ou n'est pas

  • Valeur : Sélectionnez une agence

• Personnes assignées : Aide à filtrer les tâches par personnes assignées

  • Condition : est ou n'est pas

  • Valeur : Saisissez le nom de la personne assignée voulue

Abonnement à l’agenda

Pour ouvrir le paramétrage d’un lien d’abonnement à votre agenda, cliquez sur l'icône en haut à droite de l’écran.

1. Paramétrez ensuite les informations suivantes dans le formulaire :

• De : Cette option vous permet de définir la date de démarrage de l’agenda partagé. Il s’agit du moment où les événements commenceront à être visibles dans votre calendrier externe.

• A : Vous pouvez spécifier une date de fin pour la période de synchronisation, avec la possibilité d'ajouter un nombre de jours ou de semaines à partir de la date de démarrage. Cela permet de définir la durée pendant laquelle les événements seront visibles dans votre calendrier externe.

• A : Délai d’envoi de la notification avant l’évènement

• Notify : Cette option permet d'activer l'envoi de notifications. Vous pouvez choisir de recevoir des alertes concernant les événements à venir, afin de rester informé des changements ou des ajouts à votre agenda.

• Personnes affectées : Vous avez la possibilité de masquer ou d'afficher les personnes affectées aux tâches dans l'agenda. Si vous choisissez de masquer ces informations, les noms des personnes responsables des tâches ne seront pas visibles dans le calendrier externe.

2. Une fois que vous avez terminé le paramétrage, cliquez sur l'icône en bout de ligne du lien pour copier le lien d’abonnement au calendrier afin de le partager.

Gérer les événements 

Ajouter un nouvel événement depuis l’agenda

Les événements affichés dans votre planning proviennent soit de l’encodage de vos dossiers, soit d’une création manuelle depuis le planning ou l’agenda. 

Pour créer un nouvel événement dans l’agenda, suivez les étapes suivantes : 

1. Cliquez sur l’horaire souhaitée directement dans l’agenda 

2. Dans la modal qui s’ouvre, saisissez les informations suivantes : 

• Statut de l'événement : Choisissez parmi la liste le statut à attribuer à l'événement 

• Dossier : Sélectionnez le dossier à relier à l'événement 

• Agence : Sélectionnez l'agence à relier à l'événement 

• Titre : Saisissez le titre à donner à l'événement 

• Du : Sélectionnez la date et l'heure de démarrage de l'événement 

• Au : Sélectionnez la date et l'heure de fin de l'événement 

• Journée entière : Cochez cette case si l'événement dure une journée entière 

• Lieu : Sélectionnez parmis la liste des lieux disponibles le lieu de l'événement (vous pouvez également créer un nouveau lieu en cliquant sur )

• Remarques : Saisissez des remarques éventuelles

• Notes internes (personnel) : Saisissez des notes internes éventuelles (affichées pour tout le personnel)

• Notes internes (personnel planning) : Saisissez des notes internes éventuelles (affichées uniquement dans le planning)

3. Cliquez sur le bouton  pour finaliser la création de l’événement

Voir le détail d’un événement 

Pour voir le détail d’un événement dans votre agenda, cliquez simplement sur l’événement. La fenêtre de détails s’ouvrira pour afficher les informations suivantes : 

• Date et heure de l’événement

• Type d’événement et nom du défunt 

• Lieu de l’événement 

• Accès au journal d’activité de l’événement

Modifier un événement 

Pour modifier un événement directement depuis l’agenda, suivez les étapes suivantes : 

1. Cliquez sur le boutonen bas à droite de la modal de détails de l’événement 

2. Saisissez vos modifications 

3. Cliquez sur le bouton en bas à droite

Journal d’activité d’un événement 

Vous avez également la possibilité d’accéder au journal d’activité d’un événement, afin de suivre chacune des modifications apportées. Pour cela : 

1. Cliquez sur l’événement souhaité pour afficher la modal de détails 

2. Cliquez sur le bouton  en bas à droite 

3. Le journal d’activité détaillé s’ouvre

Gestion des onglets de tableaux de bord 

Créer un nouvel onglet de tableau de bord

Pour ajouter un nouvel onglet à votre tableau de bord, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l'icône en bout de ligne des onglets.
   

2. Dans le formulaire qui apparaît :

• Choisissez "Nouveau" si vous souhaitez créer un nouvel onglet.

• Choisissez "Partagé" pour accéder au catalogue des onglets existants créés par l’équipe et vous abonner à l’un d’eux.

3. Si vous avez choisi "Nouveau", remplissez les informations suivantes :

• Types de contenu disponibles :

  • Dossier : Affichez la liste de vos dossiers pour un accès rapide aux informations.

  • Facture : Visualisez un récapitulatif des factures émises et appliquez des filtres (agence, date, client, etc.).

  • Commande client : Consultez les commandes clients regroupées et classées selon vos critères.

  • Devis : Obtenez un récapitulatif des devis avec la possibilité d’utiliser des filtres.

  • Note de crédit : Suivez les notes de crédit filtrées par agence, date, ou client.

  • Commande fournisseur : Visualisez un listing des commandes fournisseurs en cours.

  • Agenda : Personnalisez une vue spécifique de l’agenda principal en fonction de vos priorités.

  • Planning : Accédez au planning et tâches en les filtrant selon des critères tels que l'agence, la date, ou l'intervenant.

  • Statistiques : Créez des graphiques à partir des données statistiques de votre compte Funeral Manager (ventes, dossiers, articles, etc.).

• Nom : Saisissez le nom souhaité pour l'onglet.

• Options de partage : Définissez la visibilité de l’onglet :

  • Public : Visible par tous et accessible à l’abonnement.

  • Verrouillé : Visible uniquement par vous.

• Abonnés : Sélectionnez les personnes que vous souhaitez abonner à cet onglet pour leur permettre de l’ajouter à leur tableau de bord.

4. Cliquez sur le bouton  en bas à droite du formulaire pour valider la création

Modifier un onglet existant 

Vous pouvez modifier le nom, les conditions de partage et d’affichage de cet onglet en suivant ces étapes :

1. Cliquez sur l'icône en bout de ligne de l’onglet voulu.

2. Sélectionnez l'option 

3. Saisissez vos modifications 

4. Cliquez sur le bouton en bas à droite du formulaire 

.

Dupliquer un onglet de l’agenda

Vous pouvez créer une copie exacte de cet onglet sans avoir à recréer manuellement les informations. Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur l'icône en bout de ligne de l’onglet voulu.

2. Sélectionnez l'option .
   
   

Enregistrer vos modifications dans l'onglet de l’agenda

Après toute modification, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur l'icône en bout de ligne de l’onglet voulu.

2. Sélectionnez l'option .

Mettre à jour l'onglet de l’agenda

Si vous remarquez un problème d’actualisation, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur l'icône en bout de ligne de l’onglet voulu.

2. Sélectionnez l'option .

Se désabonner d’un onglet de l’agenda

Vous pouvez à tout moment vous désabonner de cet onglet et le faire disparaître de vos tableaux de bord en suivant ces étapes :

1. Cliquez sur l'icône en bout de ligne de l’onglet voulu.

2. Sélectionnez l'option .

Supprimer un onglet de l’agenda

Pour supprimer un onglet définitivement (uniquement possible pour les tableaux de bords dont vous êtes le propriétaire), suivez ces étapes :

1. Cliquez sur l'icône en bout de ligne de l’onglet voulu.

2. Sélectionnez l'option 

3. Cliquez sur .