Wat moet ik doen als de ontvanger niet door Peppol geauthenticeerd is?

Wanneer je een factuur via Peppol verstuurt, is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen twee aspecten:

• verzenden: dit bestaat uit het versturen van een gestructureerde factuur via het Peppol-netwerk. Funeral Manager zorgt voor dit gedeelte: als de ontvanger geauthenticeerd is, kan je de factuur rechtstreeks vanuit het platform versturen. Alle verzendlogica gebeurt aan de kant van de verzender en vereist geen extra actie van jouw kant.

• Ontvangen daarentegen werkt anders. Opdat een bedrijf een factuur zou ontvangen via Peppol, moet het geconfigureerd zijn om deze documenten te aanvaarden in zijn eigen boekhoudsoftware. Het is meestal de boekhouder of de softwareleverancier die de ontvangst activeert in zijn systeem. Dit is niet iets wat vanuit Funeral Manager gedaan kan worden, aangezien alleen de verzendende partij van jou afhankelijk is. Zolang de ontvanger ontvangst niet geactiveerd heeft, zal deze niet als geauthenticeerd op het netwerk verschijnen en dus ook niet jouw Peppol facturen kunnen ontvangen.

Waarom verschijnt de ontvanger als niet-geauthenticeerd?

Dit betekent dat Peppol ontvangst niet geactiveerd is in hun systeem. Meestal is het bedrijf zich er gewoon niet van bewust dat deze configuratie moet worden gemaakt, of is het van plan om het op een later tijdstip te activeren. Het is dus geen probleem aan jouw kant, maar een gebrek aan instellingen in hun boekhoudsoftware.

Wat moet ik doen als de ontvanger nog niet klaar is?

Het is een goed idee om hen dat te laten weten. Een e-mail of telefoontje is voldoende om uit te leggen dat hun software geconfigureerd moet worden om Peppol facturen te accepteren. Dit voorkomt vertragingen en stelt hen in staat om te anticiperen op de komende Europese verplichting. Zodra je boekhouder de functie geactiveerd heeft, zal Peppol deze automatisch herkennen en kan je je factuur versturen.

Hoe verstuur ik een factuur als Peppol niet beschikbaar is?

Terwijl je wacht tot de ontvanger zijn systeem heeft bijgewerkt, kan je de factuur per e-mail versturen. Deze methode is nog steeds geldig en laat je toe om je betalingstermijnen te respecteren. Je bent niet verantwoordelijk voor het feit dat ze niet geverifieerd zijn, maar het is belangrijk dat ze de factuur toch op tijd ontvangen.