Hoe vraagt u een overlijdensakte aan vanuit FM via de eLys-integratie?

1. Om een aanvraag te starten, gaat u eerst naar het formulier waarmee u de aanvraag kunt indienen. Dit formulier is beschikbaar via twee opties:

Optie 1: Via het overlijdensdossier door te klikken op de knop “eLys”.

Voordeel: uw aanvraag wordt automatisch gekoppeld aan het dossier.

Optie 2: Via de snelle acties in de rechterzijbalk. U komt dan terecht op de lijst met lopende aanvragen. Klik vervolgens op de knop “Zoek een dossier”. 

2. Vervolgens dient u de onderneming te selecteren die aan het betreffende dossier gekoppeld moet worden.

• Let op: de digitale portefeuille van de geselecteerde onderneming wordt automatisch gedebiteerd voor het bedrag van de gemaakte kosten. Het is dus belangrijk dat u de juiste onderneming selecteert.

3. Zodra u toegang hebt tot het formulier, beschikt u over twee tabbladen: 

a. Het tabblad Mijn dossiers, waarmee u een overzicht krijgt van al uw dossiers: zowel de dossiers die reeds via eLys zijn toegewezen als de dossiers die nog wachten op toewijzing.

b. Het tabblad Zoeken op eLys, dat u drie manieren biedt om een dossier op eLys op te zoeken:

• via het rijksregisternummer: dit is de meest betrouwbare optie en wordt bij voorkeur gebruikt wanneer de overledene over een rijksregisternummer beschikt. In het geval van bijvoorbeeld een doodgeboren kind is deze optie niet van toepassing en dient u één van de volgende opties te gebruiken.
• via de familienaam: bij deze optie moet u ook de gemeente waar het overlijden heeft plaatsgevonden én de overlijdensdatum kennen. Indien één van deze gegevens niet correct is, krijgt u geen resultaten.
• via het eLys-dossiernummer: in sommige gevallen kan dit nummer door de administratie aan u worden meegedeeld zodat u het dossier kan terugvinden.

4. Vervolgens zal het dossier verschijnen, telkens met de vermelding Niet toegewezen of Toegewezen aan een onderneming, zodat u kan zien welke dossiers beschikbaar zijn. U hoeft daarna enkel de betalingsstappen te volgen via de bevestigingspop-ups.

• Opmerking: tijdens de eerste stap krijgt u ook de mogelijkheid om het vervoersdocument te downloaden.
• Let op:
  • Indien uw Athumi-portefeuille niet is opgeladen, dient u deze eerst te herladen voordat u de aanvraag kunt indienen.
  • Indien de aanvraag na betaling de status In behandeling behoudt, betekent dit meestal dat de betrokken gemeente haar stappen nog niet heeft afgerond. Zolang dit niet gebeurd is, kan de overlijdensakte niet worden afgeleverd. Bij problemen of een geblokkeerd dossier neemt u best rechtstreeks contact op met de betreffende gemeente.

5. Zodra de aanvraag lopende is, dient u de volgende informatie aan te vullen:

• Informatiefiche
• Socio-economische informatie
  • Opmerking: op dit scherm, helemaal onderaan, heeft u ook de mogelijkheid om een dossier te annuleren.

Zodra uw dossier volledig en correct is ingevuld, zal het er als volgt uitzien: