Agences

Modifié le Mar, 6 Mai à 3:27 H

A partir de cet écran, vous avez la possibilité de créer ou modifier les agences que vous souhaitez lier à Funeral Manager.

Dans cet écran, vous avez la possibilité de gérer vos agences en utilisant :

Recherche, filtres et vues

La recherche : pour une facilité de navigation, utilisez le champs de recherche avec des mots clés

Les filtres : deux filtres sont disponibles pour afficher les agences selon votre besoin

Company : aide à filtrer les agences par société
- Condition : est ou n'est pas
- Valeur : sélectionnez une agence

City : aide à filtrer les agences par ville
- Condition : est ou n'est pas
- Valeur : saisissez le nom de la ville voulue

Les vues : pour une facilité de visualisation, vous pouvez utilisez la vue liste et la vue carte

Vue liste :

Vue carte :

Créer une agence

Pour créer une nouvelle agence, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur le bouton en haut à droite de l’écran.

Saisissez les informations nécessaires dans les différents onglets
Cliquez sur le bouton en bas à droite de l’écran

Onglet Informations

Dans cet onglet, saisissez les informations demandées concernant la nouvelle agence à créer.

Informations :

Dans cette partie, saisissez les informations suivantes :

Société : Société à lier à cette agence.

Nom commercial : Nom commercial complet de l’agence.

Raison sociale : Raison sociale de l’agence.

Nom court / Initiales : Nom court ou initiales de l’agence.
Photo de profil (facultatif) : Choisissez la photo de profil en cliquant directement sur

Couleur : Choisissez la couleur par défaut qui sera liée à cette agence dans votre agenda et planning.

Adresse :

Pour ajouter une adresse, suivez les étapes suivantes :

Pour ajouter une adresse existante :
1. Cliquez sur le bouton , pour ouvrir le carnet d’adresses.

Sélectionnez l’adresse parmi la liste d’adresses enregistrées qui s’affiche.

N’hésitez pas à utiliser la barre de recherche avec des mots clés pour une recherche plus rapide.

Pour sélectionner une adresse existante dans le carnet, cliquez directement dessus.

Pour créer une nouvelle adresse au Chambre funéraire :

Cliquez sur le bouton en bas à droite du carnet d’adresses.

Dans le formulaire qui apparaît, saisissez les informations suivantes :

Dénomination de l'adresse

Rue et numéro

Ville

Pays

Cliquez sur le bouton en bas à droite du formulaire.

Une fois ajoutée, vous pourrez sélectionner la nouvelle adresse en cliquant directement dessus.

Note : Vous avez aussi la possibilité de modifier une adresse existante en cliquant sur l'icône puis sur ou de supprimer une adresse en cliquant sur l'icône puis sur .

Contact :

Dans cette partie, saisissez les informations suivantes :

Email : Adresse email de l’agence

Téléphone : Numéro de téléphone de l’agence

Site web : Site web éventuel de l’agence

Email

Ici, vous pouvez personnaliser les paramètres de vos emails pour votre agence.

Email : Saisissez l’adresse email de l’agence

Expéditeur par défaut : Cochez cette case si vous souhaitez que l’agence soit, par défaut, l’expéditeur de tous les emails

Être en copie : Cochez cette case si vous souhaitez recevoir systématiquement une copie des emails envoyés

Recevoir les réponses : Cochez cette case si vous souhaitez que les clients répondent à l'email de l'agence plutôt qu'à celui de Funeral Manager, qui leur est proposé par défaut. Attention, ces réponses ne seront pas enregistrées dans l'outil.

Signature des emails : Saisissez directement le texte que vous souhaitez voir apparaître comme signature de vos emails. Vous pouvez également ajouter des variables (nom de l’agence, adresse, téléphone, etc) en cliquant sur l'icône et en sélectionnant les variables souhaitées

Note : Voir pouvez personnaliser la mise en forme de votre texte en utilisant les icônes gras, italique et souligné .

Liens internet :

Dans cette partie, vous pouvez saisir les informations suivantes :

Lien vers le devis en ligne : Lien éventuel vers un outil externe de gestion des devis

Lien vers l’espace famille : Lien éventuel vers un outil externe de gestion de l’espace famille

Lien vers le site d’enquête : Lien éventuel vers un outil externe de gestion des enquêtes

Onglet Partenaires

Dans cette section, vous pouvez établir des connexions entre votre agence et vos partenaires activés. Ces connexions permettent une meilleure intégration des services partenaires avec votre application.

Activer les modules partenaires (première utilisation uniquement)

Avant de pouvoir paramétrer vos partenaires dans votre nouvelle agence, vérifiez que les modules correspondants ont bien été activés depuis le Marketplace.

Lier les partenaires

Après avoir activé les modules, vous pouvez lier les partenaires à votre agence.

Enaos

Pour activer Enaos pour une agence, suivez les étapes suivantes :

Activer le partenaire en cliquant sur Oui

Vous pourrez le désactiver à tout moment en cliquant sur Non

Dans le formulaire qui apparaît, saisissez les informations suivantes :

Identifiant Enaos : Saisissez votre identifiant Enaos

Identifiant : Saisissez votre identifiant Funeral Manager

Mot de passe : Saisissez votre mot de passe Enaos

Type de photo : Sélectionnez le type de photo que vous souhaitez voir apparaître dans Enaos (défunt, pompes funèbres, aucun)

Espace condoléances : Cochez la case si vous souhaitez ajouter la possibilité de créer un espace condoléances dans Enaos pour vos dossiers.

Fragment

Pour activer Fragment pour une agence, suivez les étapes suivantes :

Activer le partenaire en cliquant sur Oui

Vous pourrez le désactiver à tout moment en cliquant sur Non

Dans le formulaire qui apparaît, saisissez les informations suivantes :

Salon : Saisissez le numéro d’identification du salon à relier à Fragment

FuneUp

Pour activer FuneUp pour une agence, suivez les étapes suivantes :

Activer le partenaire en cliquant sur Oui

Vous pourrez le désactiver à tout moment en cliquant sur Non

Dans le formulaire qui apparaît, saisissez les informations suivantes :

ID de l’agence : Saisissez le numéro d’identification de l’agence à relier à FuneUp
ID du profil : Saisissez votre numéro d’identification de Profil dans FuneUp

Funebra

Pour activer Funebra pour une agence, suivez les étapes suivantes :

Activer le partenaire en cliquant sur Oui

Vous pourrez le désactiver à tout moment en cliquant sur Non

Legacio

Pour activer Legacio pour une agence, suivez les étapes suivantes :

Activer le partenaire en cliquant sur Oui

Vous pourrez le désactiver à tout moment en cliquant sur Non

IAssure

Pour activer IAssure pour une agence, suivez les étapes suivantes :

Activer le partenaire en cliquant sur Oui

Vous pourrez le désactiver à tout moment en cliquant sur Non

Mésange Prévoyance

Pour activer Mésange Prévoyance pour une agence, suivez les étapes suivantes :

Activer le partenaire en cliquant sur Oui

Vous pourrez le désactiver à tout moment en cliquant sur Non

Dans le formulaire qui apparaît, saisissez les informations suivantes :

Identifiant de l'établissement : Saisissez le numéro d’identification de l’établissement à relier à Mésange Prévoyance

Sorenir

Pour activer Sorenir pour une agence, suivez les étapes suivantes :

Activer le partenaire en cliquant sur Oui

Vous pourrez le désactiver à tout moment en cliquant sur Non

La cagnotte des proches

Pour activer La cagnotte des proches pour une agence, suivez les étapes suivantes :

Activer le partenaire en cliquant sur Oui

Vous pourrez le désactiver à tout moment en cliquant sur Non

Cybille

Pour activer Cybille pour une agence, suivez les étapes suivantes :

Activer le partenaire en cliquant sur Oui

Vous pourrez le désactiver à tout moment en cliquant sur Non

Dans le formulaire qui apparaît, saisissez les informations suivantes :

Clé API : Saisissez votre clé d’API Cybille

Onglet Document

Dans cet onglet, vous avez la possibilité de déposer les documents suivants :

En-tête : Fichier correspondant à l’en-tête personnalisée qui sera affichée en haut de tous les documents

Conditions générales : Conditions générales liées à l’agence

Ajouter une nouvelle en-tête

Pour déposer une nouvelle en-tête, suivez les étapes suivantes :

Note : Les fichiers doivent être au format PDF

Cliquez sur ou glissez / déposez les fichiers dans le bloc suivant :

Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le fichier correspondant à l’en-tête voulue

Une fois le fichier téléchargé, il s’affichera ainsi :

Ajouter de nouvelles Conditions Générales

Pour déposer de nouvelles Conditions Générales, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur ou glissez / déposez les fichiers dans le bloc suivant :

Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le fichier correspondant à l’en-tête voulue

Une fois le fichier téléchargé, il sera appliqué automatiquement à tous les documents de votre agence.

Note : Les fichiers doivent être au format PDF.

Gérer les documents téléchargés

Vous avez plusieurs options de paramétrage pour vos fichiers :

Cliquez sur l'icône pour que le fichier soit joint à tous vos documents d'obsèques.
Cliquez sur l'icône pour que le fichier soit joint à tous vos documents de facturation.

Pour modifier plus en détail un fichier :

Cliquez sur l'icône puis sur

Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous avez plusieurs possibilité :

Renommer un fichier :

Modifiez le nom dans le champs tout en haut

Sélectionner les types de documents pour lesquels le fichier apparaîtra
- Sélectionnez les types de documents voulus (bleu = activé)

Ajuster les marges pour un meilleur affichage du fichier

Saisissez avec des chiffres les marges à appliquer au fichier

Cliquez sur le bouton en bas à droite pour enregistrer vos modifications

Gérer une agence

Une fois qu’une agence a été créée, activée et qu’elle commence à être utilisée, de nouveaux onglets d’informations deviennent accessibles dans ses paramètres. Ces onglets offrent des fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas disponibles lors de la création initiale de l’agence.

Pour modifier les nouveaux onglets, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur le bouton en haut à droite de l’écran

Saisissez vos modifications
Cliquez sur le bouton en bas à droite de l’écran

Onglet Facturation

Dans cet onglet, vous allez pouvoir gérer toutes les informations juridiques et liées à la facturation pour votre agence.

Informations

Dans cette section, saisissez les informations suivantes :

Numéro ORIAS : Saisissez votre éventuel numéro d’enregistrement d’établissement en tant qu’intermédiaire en assurance.

SIRET : Saisissez le numéro d’identification de votre entreprise ou agence.

Numéro d'autorisation : Saisissez le numéro lié à l’autorisation d’exploitation pour votre activité funéraire.

Responsable : Sélectionnez parmi les membres de votre équipe la personne Responsable de cette agence.

Compte bancaire

Dans cette section, vous allez pouvoir gérer le(s) compte(s) bancaire(s) lié(s) à l’agence.

Automatiquement, le(s) compte(s) bancaire(s) de la société liée à l’agence s’affichent.

Pour sélectionner le(s) compte(s) bancaire(s) à ajouter à l’agence, cochez les cases des comptes voulus.

Note : Vous avez la possibilité de marquer un compte bancaire comme favoris en cliquant sur l'icône .

Options de rappel

Dans cette section vous allez pouvoir paramétrer vos rappels de facturation qui s’afficheront directement dans la gestion de vos documents de facturation. Pour cela :

Saisissez le nombre de jours après envoi souhaité pour chacun des rappels suivants :

Relance téléphonique : Saisissez le nombre de jours après envoi pour une relance téléphonique

Premier rappel : Saisissez le nombre de jours après envoi pour un premier rappel

Deuxième rappel : Saisissez le nombre de jours après envoi pour un deuxième rappel

Mise en demeure : Saisissez le nombre de jours après envoi pour une mise en demeure

Options d'impression

Dans cette partie vous avez la possibilité de personnaliser les options d’impression et d’enregistrement de vos différents documents de facturation.

Attention : Chaque type de document est à paramétrer individuellement dans chaque onglet.

Général

Ici, paramétrez les options principales d’affichage :

Normalisée : Choisissez si Oui ou Non les documents seront normalisés par défaut

Nombre : Saisissez le nombre de copies de documents normalisés à imprimer par défaut

Résumé : Choisissez si Oui ou Non les documents seront résumés par défaut

Nombre : Saisissez le nombre de copies de documents résumés à imprimer par défaut

Détaillée : Choisissez si Oui ou Non les documents seront détaillés par défaut

Type de bordereau de virement : Sélectionnez parmi la liste l'option voulue (pas de RIB / QR code, simple avec QR code ou bordereau de virement)

Recto-verso : Choisissez si vous souhaitez que vos documents soient imprimés en recto-verso ou non

Numéro de page : Choisissez si vous souhaitez voir apparaître les numéros de page ou non

Conditions Générales : Choisissez si vous souhaitez lier vos Conditions Générales à vos documents ou non

Versements : Choisissez si vous souhaitez pouvoir ajouter manuellement des versements ou non

QR code tracking : Choisissez si vous souhaitez ajouter un tracking via QR code à vos documents ou non

Détails

Dans cette partie, vous pouvez définir l’affichage des informations de chaque catégorie dans votre document parmi ces trois options :

Détaillée : Affichera le détail complet de chaque article pour la catégorie.

Regroupé : Affichera une vue regroupée de tous les articles pour la catégorie.

Aucun : N’affichera aucune information sur l’article hormis le prix et l’intitulé.

Note : Pour ajouter une nouvelle catégorie de facturation ou modifier une catégorie existante, voir l’article Catégorie de facturation.

Colonnes

Ici, vous avez la possibilité de personnaliser les colonnes de vos documents.

Pour ajouter une colonne : Cliquez sur l'icône
Pour supprimer une colonne : Cliquez sur l'icône

Les colonnes déjà dans les documents sont dans la partie de gauche, les colonnes non incluses dans les documents sont dans la partie de droite.

Signature électronique

Ici vous pouvez personnaliser l’emplacement et l’affichage de la signature électronique dans vos documents.

Emplacement : Pour choisir l’emplacement de la signature électronique dans vos documents, cliquez directement sur l’emplacement voulu parmi la liste proposée.

Vous pouvez aussi personnaliser l’affichage de la signature dans votre document

Aperçu : L’aperçu de votre signature à gauche vous permet de voir vos changements en temps réel

Arrondis : Choisissez si vous souhaitez que les coins de votre signature soient arrondis ou non

Avec bordure : Choisissez si vous souhaitez ajouter une bordure blanche à votre signature ou non

Coloré : Choisissez si vous souhaitez que votre signature soit colorée en gris ou si vous souhaitez qu’elle reste blanche

Label : Choisissez si vous souhaitez faire apparaître un label (Signature, Gestionnaire) ou non

Nom complet : Choisissez si vous souhaitez faire apparaître le nom complet dans la signature

Date : Choisissez si vous souhaitez faire apparaître la date du jour dans la signature

Onglet Dossier

Dans cet onglet vous allez pouvoir gérer les numérotations associées à vos documents de facturation.

Contrat : Sélectionnez la numérotation a associer parmi la liste

Décès : Sélectionnez la numérotation a associer parmi la liste

Exhumation : Sélectionnez la numérotation a associer parmi la liste

Démarche : Sélectionnez la numérotation a associer parmi la liste

Rapatriement : Sélectionnez la numérotation a associer parmi la liste

Marbrerie : Sélectionnez la numérotation a associer parmi la liste

Note : Pour en savoir plus sur le paramétrage des numérotations, voir l’article Numérotations.

Onglet Paramétrage

Dans cet onglet vous avez la possibilité de paramétrer l’affichage des informations des contacts et membres de votre équipe dans Funeral Manager.

Nom : Sélectionnez l’affichage que vous souhaitez appliquer au nom des contacts et utilisateurs parmi la liste (capital, majuscule ou minuscule)

Prénom : Sélectionnez l’affichage que vous souhaitez appliquer au prénom des contacts et utilisateurs parmi la liste (capital, majuscule ou minuscule)

Format : Sélectionnez le format d’affichage que vous souhaitez appliquer au nom complet des contacts et utilisateurs parmi la liste (Nom + Prénom ou Prénom + Nom)

Onglet Journal d’activité

Cet onglet vous permet de suivre l’historique des actions effectuées sur le compte de l’agence. Vous pouvez y consulter :

Les modifications apportées aux informations de l’agence.

Les ajouts ou mises à jour des documents de l’agence.

Toute autre activité significative effectuée par les utilisateurs.

Onglet Statistiques

Fonctionnalité à venir.

Modifier une agence

Pour modifier une société existante, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur le nom de l’agence voulue, ou cliquez sur l'icône en fonction de votre vue d’affichage.
Cliquez sur le bouton

Saisissez vos modifications

Les onglets et informations à remplir sont les mêmes que lors de la création d’une société. Consultez la section Créer une agence ci-dessus pour les détails sur chaque onglet et champ.

Cliquez sur le bouton pour valider vos changements.

Supprimer une agence

Pour supprimer une agence existante :

Cliquez sur l'icône en bout de ligne de l’agence voulue.

L’agence sera automatiquement supprimée.