Documents du dossier

Les documents d’un dossier sont générés automatiquement à partir des informations saisies, ce qui facilite la gestion administrative et réduit les risques d’erreur. 

La liste des documents disponibles repose sur la bibliothèque définie dans les paramètres, vous garantissant ainsi d’avoir les modèles adaptés à vos besoins. À tout moment, vous pouvez ajouter de nouveaux documents ou modifier les modèles existants depuis les paramètres, afin d’adapter leur contenu aux évolutions de votre activité. Pour plus de détails, voir l’article Documents.

Recherche, filtre et affichage 

Pour une facilité de navigation, n’hésitez pas à utiliser :

• La recherche : Utilisez le champs de recherche avec des mots clés

• Pays du document : Sélectionnez un pays parmi la liste pour afficher les documents liés à ce pays

• La liste des documents est divisées en sous partie, vous permettant une recherche de document plus rapide

• Mairie : Les documents reliés spécifiquement à la mairie sont affichés tout en bas de la liste 

• Dans le cas d’une crémation, les documents reliés au crématorium sont accessibles plus rapidement en cliquant sur 

  • Pour revenir à la liste complète des documents, cliquez sur 

• Des icônes vous permettent également de suivre certaines étapes de traitement pour vos différents documents : 

• Lorsque vous avez envoyé un document à son destinataire, l'icône  s’affiche 

• Lors que vous avez envoyé un document pour signature électronique, l'icône s’affiche

Actions possibles

Plusieurs actions sont disponibles pour gérer les documents de votre dossier : 

Signature électronique 

Envoyer un document pour signature 

Cette action permet d’envoyer le document pour signature électronique de manière sécurisée via Yousign, directement dans l'application. Pour cela : 

1. Activez le champ de signature électronique dans le document

2. Cliquez sur le bouton 

3. Une notification de succès va apparaître, cliquez sur 

4. Dans l’écran qui s’affiche, vous pourrez voir les informations suivantes concernant votre enveloppe de signature électronique : 

   • Accès rapide au dossier : Pour accéder au dossier du document, cliquez sur le bouton en haut à droite de l’écran

• Notifications : Vous avez la possibilité de mettre en place les notifications pour la signature de ce document en cliquant sur l'icône  en haut à droite de l’écran 

• Statut de la signature : Cette bannière vous indique le statut statut actuel de votre enveloppe

• Signataire : Il s’agit du contact de facturation du dossier. Vous pouvez le modifier en suivant les étapes suivantes :     

  1. Cliquez sur 

  2. Cliquez sur 

3. Dans le formulaire qui s’affiche, vous verrez toutes les informations concernant le contact : informations personnelles, dossiers liés, documents de facturation

4. Cliquez sur 

5. Saisissez les modifications nécessaires au contact 

6. Cliquez sur le bouton  en bas à droite du formulaire pour enregistrer vos modifications

• Documents : Liste des documents inclus dans l’enveloppe de signature. En cas d’erreur, vous pouvez supprimer un document en suivant les étapes suivantes : 

  1. Cliquez sur 

  2. Cliquez sur 

3. Le document sera automatiquement supprimé de l’enveloppe

5. Lorsque votre enveloppe est finalisée, cliquez sur le bouton pour envoyer votre enveloppe pour signature

6. Vous accédez à l’étape Enveloppe envoyée

Suivre l’avancement d’une signature 

Vous pourrez ensuite suivre l’avancement de la signature de votre enveloppe directement dans l’écran Signature > Envoyées.

Pour en savoir plus, voir l’article Signatures électroniques.

Envoyer un document par email

Vous pouvez à tout moment envoyer votre document par email à un de vos contacts en suivant les étapes suivantes : 

1. Cliquez directement sur le document voulu

2. Cliquez sur le bouton 

3. Dans l’éditeur de message qui s’affiche, saisissez les informations suivantes : 

• De : Sélectionnez l’expéditeur que vous souhaitez (vous ou une des agences)

• A : Saisissez le nom du destinataire souhaité et sélectionnez le dans la liste des résultats

• Objet de l’email : Saisissez l’objet de l’email 

• Dossier : Saisissez le nom du dossier souhaité et sélectionnez le dans la liste des résultats (facultatif)

• Ajouter une pièce jointe (facultatif)

• Message : 

  • Saisissez votre message. Vous avez la possibilité de le mettre en forme avec les boutons suivants 

• Vous pouvez intégrer directement un message pré-défini ultérieurement en cliquant sur le bouton en haut à droite du champ Message, puis en sélectionnant le message prédéfini voulu qui s’ajoutera automatiquement dans le message.

4. Cliquez sur le boutonpour envoyer le message 

Imprimer un document

Vous pouvez à tout moment imprimer votre document en suivant les étapes suivantes : 

1. Cliquez directement sur le document voulu

2. Cliquez sur le bouton 

3. Dans la fenêtre qui s’affiche, paramétrez votre impression 

4. Cliquez sur le bouton

Annexer ce document 

Vous pouvez annexer un document pour le retrouver plus facilement dans la liste de vos annexes de dossier. Pour cela : 

1. Cliquez directement sur le document voulu

2. Cliquez sur 

1. Aller dans le sous menu Annexes de votre dossier pour retrouver le document annexé

Télécharger un document l’ordinateur

Vous pouvez à tout moment télécharger votre document sur votre ordinateur en suivant les étapes suivantes : 

1. Cliquez directement sur le document voulu

2. Cliquez sur le bouton 

3. Le téléchargement se lancera automatiquement

Accéder au formulaire d’un document

Si vous souhaitez mettre à jour les informations variabilisées d’un document, il vous faudra accéder à son formulaire. Pour cela : 

1. Cliquez directement sur le document voulu

2. Cliquez sur le bouton 

3. Dans le formulaire qui s’affiche, saisissez vos modifications 

4. Vos modifications seront automatiquement enregistrées et répercutées dans le document

Gérer l’en-tête d’un document

Si vous souhaitez mettre à jour l’en-tête intégrée dans un document, suivez les étapes suivantes : 

1. Cliquez directement sur le document voulu

2. Cliquez sur le bouton 

3. Dans le catalogue qui s’affiche, sélectionnez laquelle de vos en-têtes enregistrées vous souhaitez intégrer au document 

4. Votre modification sera automatiquement enregistrée et répercutée dans le document

Note : Pour en savoir plus sur la gestion de vos en-têtes, voir l’article Sociétés section Onglet Document.