Commandes fournisseurs

A partir de cet écran, vous avez la possibilité de visualiser et d’accéder à vos commandes fournisseurs. Vous pouvez créer des onglets personnalisables à volonté pour suivre au mieux vos commandes.

Gestion des tableaux de bord Commandes fournisseurs

Cet écran vous permet d’avoir plusieurs onglets de tableaux de bord personnalisables, vous permettant d’organiser vos données de facturation selon vos besoins et d’accéder rapidement aux informations importantes.

Créer un nouveau tableau de bord  

Première utilisation 

Lors de votre première visite sur cet écran, aucun tableau de bord de commandes fournisseurs n’est paramétré par défaut. 

Ajouter un nouveau tableau de bord

Pour créer un premier nouveau tableau de bord, suivez les étapes suivantes : 

1. Cliquez sur le bouton dans le bloc suivant : 

2. Dans le formulaire qui apparaît, sélectionnez les informations suivantes : 

• Type : Vérifiez qu’il s’agit bien du type Commande Fournisseur

• Nom : Saisissez le nom du nouveau tableau de bord

• Options de partage : Choisissez si votre nouveau tableau de bord sera Public (visible et accessible à l’abonnement par tous) ou Verrouillé (visible seulement par vous).

• Abonné : Saisissez les noms des noms et sélectionnez si vous le souhaitez les personnes que vous souhaitez abonner à ce nouveau tableau de bord. Ils auront ainsi la possibilité de l’ajouter à leur compte.

3. Cliquez sur le bouton en bas à droite du formulaire

Souscrire à un tableau de bord existant  

Vous pouvez également commencer par souscrire à un tableau de bord déjà existant, créé par un de vos collaborateurs. Les tableaux de bords existants liés aux commandes fournisseurs apparaîtront directement sous forme de liste. 

Pour souscrire à un des tableaux de bord de la liste affichée : 

1. Cliquez sur le bouton .

Ajouter de nouveaux onglets 

Créer un nouvel onglet

Pour créer un nouvel onglet de tableau de bord, suivez les étapes suivantes : 

1. Cliquez sur l'icône suivante : 

2. Dans le formulaire qui apparaît, sélectionnez les informations suivantes : 

• Nouveau ou Partagé : Sélectionnez si vous souhaitez que votre onglet soit Nouveau ou Partagé (ajouter un onglet déjà existant)

• Options de partage : Choisissez si votre nouvel onglet sera Public (visible et accessible à l’abonnement par tous) ou Verrouillé (visible seulement par vous).

• Abonné : Saisissez les noms des noms et sélectionnez si vous le souhaitez les personnes que vous souhaitez abonner à ce nouvel onglet.

3. Cliquez sur le bouton en bas à droite du formulaire

Filtres et affichage

Filtres de commandes

Vous avez la possibilité de filtrer vos commandes en utilisant les filtres suivants : 

• Type de fournisseur : aide à filtrer les commandes par type de fournisseur

  • Condition : est, n'est pas, contient ou ne contient pas

  • Valeur : sélectionnez une type de fournisseur dans la liste

• Fournisseur : aide à filtrer les commandes par fournisseur

  • Condition : est, n'est pas, contient ou ne contient pas

  • Valeur : sélectionnez une de vos fournisseurs dans la liste

• Statut : aide à filtrer les commandes par statut

  • Condition : est, n'est pas, contient ou ne contient pas

  • Valeur : sélectionnez un statut parmi la liste donnée

• Agence : aide à filtrer les commandes par agence

  • Condition : est, n'est pas, contient ou ne contient pas

  • Valeur : sélectionnez l’agence parmi la liste de vos agences enregistrées

• Société : aide à filtrer les commandes par société 

  • Condition : est, n'est pas, contient ou ne contient pas

  • Valeur : sélectionnez la société parmi la liste de vos sociétés enregistrées

• Date : aide à filtrer les commandes par date 

  • Condition : est, n'est pas, contient ou ne contient pas

  • Valeur : sélectionnez la timeline voulue parmi la liste donnée

Affichage 

Dans cet écran vous voyez un résumé de vos commandes fournisseurs. Chaque bloc vous donne les informations suivantes : 

• Nom du fournisseur 

• Lieu de livraison de la commande 

• Date de livraison de la commande 

• Statut de la commande 

• Nombre d’articles dans la commande

Dupliquer un onglet

Vous avez la possibilité de créer une copie exacte de cet onglet en gardant la même structure ou les mêmes informations dans un autre onglet sans avoir à les recréer manuellement. Pour cela : 

1. Cliquez sur l'icône en haut à droite de l’écran

2. Cliquez sur .

Enregistrer un onglet

Après toute modification dans votre onglet : 

Méthode 1 

1. Cliquez sur l'icône en haut à droite de l’écran

2. Cliquez sur .

Méthode 2

1. Cliquez sur l'icône en haut à droite de l’écran

Mettre à jour un onglet

Si vous remarquez un problème d’actualisation des informations dans votre onglet, suivez les étapes suivantes : 

1. Cliquez sur l'icône en haut à droite de l’écran

2. Cliquez sur .

Ajouter une nouvelle commande fournisseur

Créer une nouvelle commande 

Vous avez également la possibilité d’ajouter une commande supplémentaire au listing de vos commandes fournisseurs. Pour cela : 

1. Cliquez sur le bouton en haut à droite de l’écran : 

2. Dans le formulaire qui apparaît, saisissez les informations suivantes : 

• Statut : Sélectionnez le statut de la nouvelle commande parmi la liste donnée (brouillon, litige, envoyée)

• Fournisseur : Sélectionnez le fournisseur concerné parmi la liste de vos fournisseurs

• Agence : Sélectionnez l'agence concernée parmi la liste de vos agences

• Date et heure de livraison estimée : Saisissez la date et l'heure de livraison estimée par votre fournisseur

• Notes de livraison : Saisissez les notes de livraisons éventuelles

• Remarques : Saisissez les remarques éventuelles

• Notes internes : Saisissez les notes internes éventuelles qui ne seront visibles que par vos collaborateurs

3. Cliquez sur le bouton en bas à droite du formulaire.

4. Une fois créée, la commande s'ajoutera à la liste dans votre tableau de bord.

Gérer une commande existante

Pour accéder au contenu d’une nouvelle commande ou d’une commande déjà existante : 

1. Cliquez sur le nom du fournisseur dans le bloc de la commande voulue, cela vous permettra d’accéder à l’éditeur de commande.

Ajouter des articles à une commande existante

Dans le cas d’une nouvelle commande, aucun article n’est encore ajouté à la commande. Pour en ajouter, suivez les étapes suivantes : 

1. Sélectionnez dans la colonne  les articles voulus en saisissant la quantité nécessaire dans le champ 

2. Cliquez sur le bouton .

3. Une fois ajouté, l’article apparaîtra dans l’écran.

Modifier des articles dans une commande

Vous pouvez à tout moment modifier les articles ajoutés dans une commande qui n’a pas encore été envoyée. 

Modifier la quantité 

Pour modifier la quantité d’un article dans la commande, suivez les étapes suivantes : 

1. Cliquez sur l'icône  qui apparaît au survol de la section quantité d’un article

2. Dans le champ qui apparaît, modifiez la quantité 

3. Cliquez sur l'icône  pour enregistrer

Note : Si vous souhaitez annuler votre modification, cliquez sur l'icône .

Supprimer un article 

Vous pouvez également supprimer un article précédemment ajouté dans une commande fournisseur. Pour cela : 

1. Cliquez sur l'icône  qui apparaît au survol d’un article

2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton 

3. L’article sera automatiquement supprimé de la commande

Envoyer la commande au fournisseur

Envoi rapide 

Vous avez la possibilité d’envoyer votre commande par email rapidement sans personnalisation.  Pour cela : 

1. Cliquez sur le bouton en haut à droite de l’écran

2. La commande partira automatiquement par email au fournisseur concerné et le statut de la commande passera automatiquement à “Envoyée”.

Envoi par email

Pour envoyer la commande par email de façon personnalisée, suivez les étapes suivantes :  

1. Cliquez sur  .

1. Le fournisseur recevra automatiquement votre bon de commande par email

Imprimer la commande 

Pour imprimer la commande, suivez les étapes suivantes  : 

1. Cliquez sur 

2. Paramétrez votre impression

3. Cliquez sur le bouton .