Automatisations

Modifié le Jeu, 30 Janv. à 2:59 H

Le module Automatisations est une fonctionnalité essentielle qui permet à votre équipe d'organiser son flux de travail de manière plus efficace.

Avec cette fonctionnalité, vous pouvez créer des automatisations personnalisées qui répondent aux besoins spécifiques de votre équipe, ou choisir parmi les modèles prédéfinis pour gagner du temps et de l'énergie.

Vous pouvez également créer de nouvelles combinaisons qui s'intègrent parfaitement dans votre flux de travail existant, afin d'améliorer l'efficacité et la productivité de votre équipe.

Avec le module Automatisations, votre équipe peut accomplir davantage en moins de temps et se concentrer sur les tâches les plus importantes.

Ajouter une nouvelle automatisation

Pour ajouter une nouvelle automatisation, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur le bouton en haut à droite de l’écran.

Dans le formulaire qui s’affiche, saisissez les informations suivantes :

Nom : Saisissez le nom de la nouvelle automatisation

Remarques : Saisissez vos remarques éventuelles

Paramétrer les éléments le déclencheur, la condition et l’action (résultat) de votre nouvelle automatisation
Cliquez sur le bouton en bas à droite de l’écran.

Déclencheur

Dans cette section, vous pouvez choisir un événement spécifique qui va déclencher l'automatisation. Cette étape est essentielle pour s'assurer que l'automatisation est activée au bon moment.

Le module Automatisation propose un large éventail de déclencheurs préétablis permettant d'activer les automatisations.

Les déclencheurs disponibles sont les suivants :

Lors de la création d'un dossier

Lors de la mise à jour d'un dossier

Lorsque le statut d'un dossier change

Lorsqu'un article est ajouté au dossier

Lors de l'ajout d'une crémation

Lors de l'ajout d'une cérémonie

Lorsqu'une personne est assignée à une tâche

Lorsque le statut d'une facture change

Lorsque le statut d'une tâche change

A la création d'un document (facture / devis / bon de commande)

Condition

Une condition désigne l'exigence que le déclencheur doit respecter pour que l'automatisation fonctionne. Cette section vous permet de définir les conditions spécifiques qui doivent être remplies pour que l'automatisation s'exécute.

La section "Condition" du module Automatisation permet de définir les conditions spécifiques qui doivent être remplies pour que l'automatisation s'exécute. Les conditions peuvent être configurées en fonction des besoins de l'équipe. Par exemple, vous pouvez définir des conditions en fonction d'une date spécifique, d'un élément ou d'un statut de dossier particulier.

Lorsque les déclencheurs sont activés, l'automatisation vérifie si les conditions préétablies sont remplies. Si les conditions sont remplies, l'automatisation exécute les actions spécifiées.

Il est possible de configurer plusieurs conditions pour une même automatisation. Les conditions peuvent être cumulatives, c'est-à-dire qu'elles peuvent être combinées pour former une condition complexe. Par exemple, vous pouvez définir une condition qui nécessite à la fois une date spécifique et un statut de dossier particulier.

La section "Condition" est un élément essentiel du module Automatisation, car elle permet de garantir que l'automatisation ne s'exécute que lorsque les conditions spécifiques sont remplies. Cela garantit que les résultats sont cohérents et conformes aux objectifs de l'équipe.

Voici les conditions disponibles :

Badge funéraire

Cadre

Cérémonie

Cérémonie au crématorium

Cérémonie dans une salle du crématorium

Char à fleur inhumation

Cimetière

Circonstance du décès

Commune de résidence

Commune de résidence = commune d'inhumation

Commune de résidence = commune de décès

Crémation

Crémation et église

Crématorium

Croix cimetière

Défibrillateur

Il faut faire la déclaration

Infection

Inhumation

Inhumation au cimetière

Jour d'encodage

Jour de l'inhumation

Jour de la cérémonie

Jour de la cérémonie = jour de l'inhumation

Jour de la crémation

L'agence

La ville d'inhumation

Le nouveau statut

Le type de dossier

Lieu de la crémation

Lieu de la mortuaire

Livestream

Livre de condoléances

Musique

Nom du lieu de cérémonie

Nombre de jours (entre premier transfert et levée de corps)

Nombre de porteurs

Nombre de reliquaires

Nombre de transferts après mise en bière

Nombre de transferts avant mise en bière

Nombre de visites

Objet dans le cercueil

Objet sur le cercueil

Orateur

Pacemaker

PowerPoint

Thanatopraxie

Type d'inhumation

Type de cérémonie

Type de char à fleur

Type de croix cimetière

Type de funérailles

Type de lieu arrivée transfert

Type de lieu de décès

Type de thanatopraxie

Type de transfert après mise en bière

Type de transfert avant mise en bière

Type du lieu de départ du transfert

Ville de décès

Ville de décès = ville d'inhumation

Ville de résidence

Ville de résidence = ville de décès

Action (résultat)

La section Action vous permet de définir les actions spécifiques qui doivent être prises lorsque l'automatisation est activée. Les résultats peuvent être configurés en fonction des besoins de l'équipe. Cela garantit que les résultats sont cohérents et conformes aux objectifs de l'équipe.

Lorsque les déclencheurs sont activés et que les conditions sont remplies, l'automatisation exécute les résultats spécifiés. Il est possible de configurer plusieurs résultats pour une même automatisation.

Les actions suivantes sont disponibles :

Ajouter cette tâche au dossier

Permet d’automatiser l’ajout d’une tâche spécifique à un dossier, facilitant la gestion des actions à réaliser.

Voici les tâches que vous pouvez ajouter automatiquement à vos dossiers lors de leur création :

Cercueil

Crématorium

Cérémonie

Déclaration

Fleurs

Lettrage

Ouverture Sépulture

Pose de monument

Thanatopraxie

Transfert

Transport avant mise en bière

Transport longue distance

Pour sélectionner une tâche à automatiser, cliquez simplement dessus, la tâche deviendra comme suit :

Ajouter cet article au dossier

Ajoute automatiquement un article sélectionné à un dossier donné, simplifiant l’organisation des éléments nécessaires.

Pour ajouter un article à automatiser dans vos dossiers, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur le bouton .

Dans le catalogue d’article qui s’ouvre, sélectionnez la catégorie d’article recherchée
Cliquez sur le bouton pour tous les articles concernés.
Cliquez sur le bouton en bas du catalogue d’articles.

Note : Vous avez la possibilité d’utiliser la barre de recherche avec des mots clés et le filtre de favoris pour faciliter votre recherche.

Une fois ajoutés, les articles apparaîtront de la sorte :

Vous pouvez à tout moment les supprimer en cliquant sur l'icône en bout de ligne de l’article.

Proposer d'ajouter cet article au document

Présente une suggestion pour inclure un article spécifique dans un document, tout en laissant la décision finale à l’utilisateur.

Pour ajouter un article à proposer dans vos dossiers, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur le bouton .

Dans le catalogue d’article qui s’ouvre, sélectionnez la catégorie d’article recherchée
Cliquez sur le bouton pour tous les articles concernés.
Cliquez sur le bouton en bas du catalogue d’articles.

Note : Vous avez la possibilité d’utiliser la barre de recherche avec des mots clés et le filtre de favoris pour faciliter votre recherche.

Une fois ajoutés, les articles apparaîtront de la sorte :

Vous pouvez à tout moment les supprimer en cliquant sur l'icône en bout de ligne de l’article.

Ajouter ce pack d'article au dossier

Automatise l’ajout d’un pack complet d’articles à un dossier, pratique pour inclure rapidement plusieurs éléments regroupés.

Pour ajouter un pack d’articles à automatiser dans vos dossiers, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur le bouton .
Dans le catalogue de packs d’articles qui s’ouvre, sélectionnez le pack voulu en cliquant sur le bouton .
Cliquez sur le bouton en bas du catalogue.

Note : Vous avez la possibilité d’utiliser la barre de recherche avec des mots clés pour faciliter votre recherche.

Une fois ajoutés, les packs d’articles apparaîtront de la sorte :

Vous pouvez à tout moment les supprimer en cliquant sur l'icône en bout de ligne de l’article.

Envoyer un email à

Configure l’envoi d’un email prédéfini automatique à un destinataire, utile pour les notifications ou communications régulières.

Pour ajouter un envoi d’email à automatiser, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur le bouton .

Sélectionnez ensuite les informations suivantes :

Destinataire : Sélectionnez le destinataire parmi la liste de vos utilisateurs de Funeral Manager

Message : Sélectionnez le message prédéfini existant que vous souhaitez automatiser

Proposer d'ajouter cet article au document

Affiche une notification ou suggestion pour intégrer un article particulier dans un document, permettant un contrôle manuel de l’ajout.

Pour ajouter un article à proposer dans vos documents, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur le bouton .

Dans le catalogue d’article qui s’ouvre, sélectionnez la catégorie d’article recherchée
Cliquez sur le bouton pour tous les articles concernés.
Cliquez sur le bouton en bas du catalogue d’articles.

Note : Vous avez la possibilité d’utiliser la barre de recherche avec des mots clés et le filtre de favoris pour faciliter votre recherche.

Une fois ajoutés, les articles apparaîtront de la sorte :

Vous pouvez à tout moment les supprimer en cliquant sur l'icône en bout de ligne de l’article.

Désactiver une automatisation

Pour désactiver une automatisation existante, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur l'icône en bout de ligne de l’automatisation concernée
Cliquez sur .

L’automatisation deviendra grise pour signifier sa désactivation.

Vous pouvez à tout moment activer de nouveau l’automatisation. Pour cela :

Cliquez sur l'icône en bout de ligne de l’automatisation concernée
Cliquez sur .

L’automatisation deviendra blanche pour signifier son activation.

Modifier une automatisation

Pour modifier une automatisation existante, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur l'icône en bout de ligne de l’automatisation concernée
Cliquez sur .

Dans le formulaire qui s’ouvre, saisissez vos modifications

Les paramètres modifiables sont les mêmes que lors de la création d’une automatisation. Pour en savoir plus, voir la section Ajouter une nouvelle automatisation ci-dessus.

Cliquez sur le bouton en bas à droite du formulaire

Dupliquer une automatisation

Pour dupliquer une automatisation existante, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur l'icône en bout de ligne de l’automatisation concernée
Cliquez sur .

L’automatisation sera automatiquement dupliquée et s’affichera en dessous de l’originale.

Supprimer une automatisation

Pour supprimer une automatisation existante, suivez les étapes suivantes :

Cliquez sur l'icône en bout de ligne de l’automatisation concernée
Cliquez sur .

L’automatisation sera supprimée